在生活中，無論是商業交易、租賃糾紛，還是個人借貸，都可能需要用到一個簡單卻強而有力的法律工具——存證信函。許多人一聽到這個詞，會覺得既正式又複雜，甚至擔心自己會不會寫錯。
但其實，存證信函並沒有想像中那麼難，只要掌握了基本的撰寫技巧，不僅可以有效保護自己的權益，還能讓對方正視你的訴求。如果你也有類似的疑問，這篇文章會一步步帶你了解存證信函怎麼寫，讓你在處理相關問題時更加得心應手。
什麼是存證信函？
存證信函是一種法律文書，透過郵寄的方式將你的主張清楚地通知對方，並保留送達與內容的證據。它既是一份正式的書面溝通工具，也是法庭上重要的證據。舉例來說，當你與房東發生租金糾紛時，可以用存證信函明確表達你的立場；或者在公司解約時，也可以用這種方式通知員工或合作方。
雖然存證信函具有法律效力，但它並不等同於訴訟。它更多時候是一種警告或提醒，促使對方在問題進一步升級前解決爭端。寫好這類信件的關鍵，在於條理清晰、語氣適當，並以合法的方式主張你的權益。
存證信函可以自己寫嗎
許多人誤以為存證信函需要堆砌法律術語才能顯得「專業」，但事實上，重點在於清楚表達訴求，而不是使用艱澀的語言。如果內容過於複雜，反而容易讓對方誤解，甚至導致溝通失敗。
好的存證信函應該做到簡明扼要，讓對方一目了然地理解你的要求。例如，如果你是要求對方還款，可以清楚地寫出借款的日期、金額和還款期限，並附上相關的證據文件。這樣不僅能提高信件的說服力，也能避免產生不必要的爭議。
當然，使用正式語氣還是非常重要的。比如，「請於〇〇日期前完成還款」這樣的句式，就比「你趕快還錢，不然就完蛋」更具法律效力和專業性。因此，專業的表達並不意味著要讓人讀不懂，而是要做到既清楚又具權威性。
存證信函範本介紹
舉個例子，分別是鄰居擅自拆除圍牆侵犯到你的土地、對方借錢不還想請他還錢、拖欠小孩扶養費想請他歸還，可以這樣寫存證信函：
鄰居擅自拆除圍牆侵犯到你的土地
存證信函
寄件人：王小明
地址：台北市大安區成功路123號
聯絡電話：0912-345-678
收件人：李大華
地址：新北市板橋區幸福路456號
寄件日期：2024年12月3日
主旨：關於拆除圍牆事宜的通知與要求
李大華先生：
您好，
關於您於2024年11月15日擅自拆除位於新北市板橋區幸福路789號之圍牆一事，該行為已構成對本人財產權的侵害。經查，圍牆位於本人土地範圍內，其拆除造成了實際的損失，並影響了我的合法權益。
依據《民法》第767條規定，土地所有人有權請求排除妨害及恢復原狀。因此，特此通知您應於2024年12月15日前完成以下事項：
- 恢復圍牆原狀，並確保其結構安全穩固。
- 賠償因您的行為造成的相關損失，金額為新台幣10,000元（包含修復費用和其他必要開支）。
如未於上述期限內履行義務，我將保留採取進一步法律行動的權利，包括但不限於向法院提起相關訴訟，並要求您承擔所有訴訟費用與其他損失賠償。
請您重視此事，盡快與我聯繫以協調處理。如對本信內容有任何疑問，請於收到信函後3日內來電或書面回覆，以免增加不必要的爭議和損失。
此致
祝安好
王小明敬上
（附註：本信件已透過掛號方式寄出，請確認收件。）
對方借錢不還想請他還錢
存證信函
寄件人：林美玲
地址：台中市南屯區幸福街123巷1號
聯絡電話：0912-345-678
收件人：張志明
地址：台中市西屯區希望路456號
寄件日期：2024年12月3日
主旨：關於償還借款事宜的通知
張志明先生：
您好，
關於您於2023年6月15日向我借款新台幣50,000元一事，我們曾口頭約定您於2024年6月15日前全額償還。然而，截至今日，您尚未償還任何款項，且未與我聯繫說明或協調還款事宜。
依據《民法》第205條規定，債務人應依約履行債務。我特此正式通知您，請於收到本信後10日內，將借款本金新台幣50,000元匯入以下帳戶：
- 銀行名稱：台灣銀行
- 帳戶名稱：林美玲
- 帳號：123456789012
若您無法於上述期限內履行還款義務，我將採取必要的法律行動，包括但不限於向法院提起訴訟，並要求您支付利息與相關費用，請您慎重考慮。
如對此事有任何疑問，請於收到本信3日內來電或以書面方式聯繫我，以免造成不必要的法律爭議與額外損失。
此致
祝順心
林美玲敬上
（附註：本信函已以掛號方式寄出，請確認收件。）
拖欠小孩扶養費想請他歸還
存證信函
寄件人：王小芬
地址：高雄市左營區明誠路123號
聯絡電話：0921-456-789
收件人：李建國
地址：高雄市鼓山區光明路456號
寄件日期：2024年12月3日
主旨：關於支付扶養費的正式通知
李建國先生：
您好，
根據《民法》第1116條規定，父母對未成年子女負有扶養義務。然而，自2024年3月以來，您未依約支付每月扶養費新台幣15,000元，至今累計未付金額達新台幣135,000元（計自2024年3月至2024年11月共9個月）。您的行為已嚴重影響子女的生活與教育需求。
為此，我要求您於收到本信後10日內，將應支付的扶養費全額匯入以下帳戶：
- 銀行名稱：玉山銀行
- 帳戶名稱：王小芬
- 帳號：987654321098
若您無法如期履行支付義務，我將委請專業機構協助蒐證，並依相關法律程序向法院提起訴訟，要求您支付積欠的扶養費及利息，並承擔所有訴訟相關費用。
請您即刻重視並處理此事，若對此有疑問或需協商，請於收到本信3日內與我聯繫，以共同尋求解決方案，避免進一步的法律紛爭。
此致
祝安好
王小芬敬上
（附註：本信件已透過掛號方式寄出，請確認收件。）
存證信函範本的注意事項
- 根據實際情況，修改寄件人與收件人的名稱、地址及內容細節。
- 選擇郵寄掛號信方式，確保送達證明，以便後續可能的法律需求。
- 內容務必具體明確，避免語意模糊或過於情緒化，保留法律效力與溝通空間。
存證信函怎麼寫？
在撰寫存證信函時，有幾個關鍵點需要注意。首先，語氣要保持中立和冷靜，避免使用情緒化的字眼，例如威脅或辱罵，否則可能適得其反。
其次，要附上所有相關的事實與證據，例如合約條款、照片或交易紀錄等，讓你的主張有理有據。此外，存證信函的內容應避免出現語意不明或多義的陳述，以免引發不必要的誤解。
最後，選擇正規的郵寄方式尤為重要。通常建議使用掛號信件，因為它可以提供寄件和送達的證明，這對於後續的法律行動非常關鍵。如果你對郵寄方式不熟悉，也可以諮詢專業機構，他們能確保信件的送達無誤。
存證信函的五個常見問題
Q. 存證信函可以用普通信件寄嗎？
A. 雖然可以，但不建議。普通信件無法提供寄件和送達證明，而這是存證信函的核心價值所在。
Q. 存證信函是否有法律時效？
A. 存證信函本身並不直接受到時效限制，但如果後續涉及訴訟，相關法律時效就非常重要，應盡早採取行動。
Q. 對方拒收存證信函怎麼辦？
A. 如果對方拒收掛號信，郵局會留下不在通知單，此通知同樣具有法律效力，可以證明你已履行送達義務。
Q. 存證信函能用電子郵件發送嗎？
A. 雖然電子郵件也能傳遞訊息，但它無法提供傳統郵寄的送達證明，不建議用於正式的法律通知。
Q. 可以請律師代寫存證信函嗎？
A. 當然可以，律師能確保內容的合法性與專業性，避免出現潛在的問題，並提升訴訟的效率。
存證信函是一種既簡單又實用的法律工具，透過正確的撰寫和送達方式，可以有效捍衛你的權益。若你在撰寫存證信函時感到疑惑，或擔心內容不夠專業，我們的法律專業團隊隨時為你提供免費諮詢，協助你解決問題，讓你的每一步都更安心、更有保障。
